一、序言
随着企业信息化程度的不断提高,企业员工在办公中的电子化、信息化程度也越来越高,最近几年开会印制的文件资料过多的现象及流程繁琐,资源被浪费的问题,引起广泛的关注。因此,无纸化会议系统的需求越来越强烈。多年来对大中型企业、事业单位及政府机构会议组织召开的深入调研分析,发现在组织召开会议时,往往存在以下问题:
对会议组织者而言:
每次会议前需要准备相关会议资料,打印整理装订等工作繁琐费时;
在会议议程多时,现场通过写在白板上的方式效率低下,会议参与者体验不佳;
会议结束后,需要将纸质资料收集进行销毁;
对会议参与者而言:
会议内容多,会议时间长时,难以持续保持注意力高度集中;
项目评审、检查等会议中,可能针对一个项目来回切换查阅多个文档,一台投影仪满足不了与会多位领导、专家各自阅读需求;
需要查询资料时,从大量的纸质文档中寻找费时费力,且容易分散注意力;
纸质资料互动性不强,参与度不高的情况;
对会议举办机构而言:
每次会议需要打印大量纸质资料,造成资源浪费,不符合绿色无纸化办公理念;
在资料保密性要求较高时,纸质资料有被带出泄露的风险;
基于上述问题,政府机构、党政机关以及企事业单位亟需一套无纸化会议系统提升会议的筹备、召开效率,优化会议氛围,并促进绿色无纸化办公,更好地履行 “资源节约和环境保护”的社会责任。
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